L’organisation est une étape très importante de la gestion d’une entreprise. J'utilise Dropbox pour stocker, organiser et transférer de gros fichiers professionnels et personnels. C’est un indispensable pour moi parce que je peux facilement accéder à tous mes fichiers depuis n'importe quel ordinateur et n'importe où dans le monde.

L'un des aspects les plus négligés est l'organisation des fichiers informatiques. Chaque fois que vous devez rechercher un document que vous ne pouvez pas trouver parce que c’est le bazar sur votre ordinateur, vous n'êtes pas aussi productive que vous pourriez l'être. 

Vous perdez un temps précieux que vous pourriez utiliser pour avancer sur vos tâches et vos objectifs. Si vous ne faites rien niveau organisation de vos fichiers, vous avancerez difficilement. Et le temps une fois perdu, n’est pas récupérable. Quant à vos documents, ils continueront à s’entasser et à se mélanger.

L'avantage des classeurs en papier était que l’on devait vraiment déterminer où placer les documents afin de pouvoir les localiser facilement lorsqu’on en avait besoin. Avec les documents numériques, étant donné que l’on ne peut pas les toucher, il devient très facile de les disperser sur son ordinateur.

Comme il s’agit d’un désordre numérique et non d’un désordre physique, on ne réalise pas que l’on a un problème, jusqu’à ce que l’on recherche quelque chose en particulier.

Comment je classe, organise et envoie de gros fichiers

Pourquoi opter pour un système d'organisation de fichiers

Il existe trois avantages à l’utilisation d’un système d’organisation de fichiers :

Facile à classer – Vos fichiers doivent être sauvegardés et rangés là où ils doivent être.

Facile à trouver – La recherche d’un fichier ou d’un dossier dont on a besoin doit être de quelques secondes.

Facile à transférer – Envoyer de gros fichiers sans y passer des heures.

Quelques conseils pour organiser ses documents

Ne mettez pas de fichiers sur le bureau

Votre bureau est censé être propre et afficher le fond d'écran que vous avez choisi. Il ne devrait pas être rempli de documents en tout genre datant de plus de 6 mois.

À l’occasion, il peut être utile de placer un ou deux fichiers sur votre bureau afin de les stocker temporairement si vous les utilisez régulièrement mais travailler efficacement et de manière productive c’est avoir l’esprit clair et aéré. Et cela passe également par votre environnement de travail. 

Nommez vos fichiers et dossiers de manière stratégique

Comme je vous le disais plus haut, l’un des avantages au fait d’organiser ses fichiers et documents est le fait qu’ils soient ensuite faciles à trouver. Un moyen essentiel d'y parvenir consiste à réfléchir à la manière dont vous nommez vos dossiers et vos fichiers.

Quand vous nommez vos fichiers et documents, pensez à la façon dont vous les recherchez. Plus vous incluez de détails, mieux c’est. Pour les fichiers par exemple, n’hésitez pas à inclure une date, un nom de société, un type de document, etc.  Ce genre d’informations vous permettra de consulter les fichiers d’un dossier et de voir immédiatement ce qu’est chaque fichier sans l’ouvrir. 

Le même concept s'applique aux dossiers. Il n’est pas utile d’avoir un groupe de dossiers appelé “factures” dans d’autres dossiers. Il serait préférable d'appeler le dossier “Factures + Nom de l’entreprise”, afin que vous puissiez utiliser ce nom pour effectuer une recherche ultérieure. 

Supprimer les anciens fichiers inutiles

Après un certain temps, les fichiers ont tendance à être oubliés et finissent par prendre de la place inutilement. La suppression de ces fichiers inutilisés libère de l'espace et rend votre système de classement plus organisé. Votre dossier de téléchargements sur votre ordinateur est un bon exemple de ce type de désorganisation. Il est facile d’oublier le programme d’installation d’une application une fois son installation terminée. Donc, il reste là. Si vous n'utilisez pas ou ne prévoyez pas de stocker un fichier, supprimez-le, ne le laissez pas traîner.

S'en tenir à votre système 

Même si vous organisez chaque fichier de votre ordinateur sans y réfléchir, vos documents ne resteront probablement pas organisés trop longtemps si vous ne maîtrisez pas votre système. Il est essentiel de trier également les nouveaux fichiers au fur et à mesure de leur arrivée. Sinon, vous aurez probablement le même désordre que lorsque vous avez commencé. 

Mon organisation de fichiers et documents

La plupart du temps, je travaille à partir de mon bureau sur un iMac, mais j'aime parfois prendre mon ordinateur portable et travailler depuis le canapé ou dans un café. C’est l’un des avantages au fait d’être à son compte, on peut travailler de n’importe quel endroit. 

En stockant tous mes fichiers sur Dropbox, je peux y accéder n'importe où, depuis mon navigateur ou depuis l'application Dropbox installée sur mon mac, mon iPhone ou mon iPad. Je me souviens de mes débuts, lorsque je m’envoyais des fichiers par email ou que je devais prendre une clé USB parce que le document était trop volumineux. Heureusement, tout cela est bien loin derrière moi ! 

Qu’est-ce que Dropbox ?

Dropbox est un service d’hébergement de fichiers qui offre un stockage en cloud. Le bon côté de ce logiciel est qu’il peut être utilisé pour synchroniser des fichiers sur de nombreux ordinateurs et appareils mobiles, ce qui signifie que vous pouvez accéder à vos fichiers non seulement sur un ordinateur, mais aussi sur tout ce sur quoi le programme est téléchargé.

En pratique, Dropbox peut également être utile pour partager des fichiers avec vos amis, votre famille ou vos contacts professionnels. Il permet également d’accéder à des fichiers à distance lorsque vous êtes en déplacement et que vous avez besoin d’avoir accès à certaines informations même si votre ordinateur principal est à la maison.

Dropbox est gratuit pour les premiers 2 Go d’espace. Vous pourrez ensuite mettre à niveau votre compte et payer des frais d’abonnement mensuels ou annuels pour plus d’espace.

Il fonctionne sur les appareils Android et Apple, ainsi que sur les Mac et Windows.

Une utilisation quotidienne

Avoir accès à mes documents en permanence est un vrai avantage. Si par exemple une entreprise avec laquelle je travaille a besoin d’un document et que je suis en déplacement, je peux tout de même lui envoyer. Tous mes fichiers relatifs au blog, que ce soient des pdfs, contenu à venir, contenu à faire valider etc. sont également sur le Cloud, ce qui me permet de travailler dessus depuis n’importe quel ordinateur. Pour vous donner une idée je stock dessus :

• Mes documents bancaires : RIB, contrats
• Mes documents fiscaux : avis d’imposition
• Mes contrats : pour les collaborations en cours et passées
• Mes contenus : photos, vidéos, textes
• Mes documents de voyage : billets d’avion, planning, etc. 

Je l’utilise également pour envoyer des fichiers à d’autres personnes. Que ce soit pour envoyer toutes les photos de l’anniversaire de ma cousine à ma famille, ou pour envoyer un rapport de publications à un partenaire, en quelques clics je peux créer un dossier et envoyer des fichiers volumineux.

Je vous recommande également de l’utiliser pour sauvegarder toutes vos données dans le cas où votre disque dur externe serait perdu ou cassé.

D’un point de vue sécurité il ne faut pas se faire de trop grands soucis. Dropbox permet d’activer l’authentification à deux facteurs, de surveiller les applications tierces et d’ajuster vos paramètres de sécurité. Le stockage en cloud permet de travailler sans limite, on peut facilement échanger des idées, obtenir des commentaires ou recommandations et partager des projets.

J’espère que vous trouverez dans cet article quelques idées qui vous aideront à mieux organiser vos documents et vos fichiers. Je vous encourage vivement à y consacrer du temps, votre futur vous, vous remerciera.

Avez-vous des difficultés à organiser et envoyer de gros fichiers ?

Cet article est sponsorisé par Dropbox. Cependant toutes les opinions mentionnées sont les miennes. Dropbox n'est affilié à aucun autre produit ou service mentionné, ni ne le recommande.