Abordons un sujet qui passionne tous les entrepreneurs digitaux : les systèmes d'organisation et d'automatisation. ⚡

Quand on est seul-e aux commandes, l’objectif est simple : gagner du temps ! Si vous aspirez, vous aussi, à travailler un peu moins sans compromettre l'efficacité de votre entreprise, ou si vous envisagez de déléguer certaines tâches et d'agrandir votre équipe (sans passer votre temps à tout expliquer), alors vous êtes au bon endroit. Et si votre activité tourne bien, mais que vous vous sentez débordé-e par les tâches répétitives et les processus non optimisés, ne bougez plus.

Dans cet article, je partage avec vous 7 systèmes à mettre en place dans votre business pour gagner en efficacité et simplifier votre vie, ainsi que celle de votre équipe.

Préparez-vous à booster votre productivité et à libérer du temps précieux pour vous concentrer sur l’essentiel de votre activité !

#1 – Le stockage en ligne

Commençons avec une étape cruciale, peu importe où vous en êtes dans votre entreprise : l’utilisation d’une plateforme de stockage en ligne. C'est là que vous allez centraliser tous les documents liés à votre entreprise, pour gagner en efficacité et faciliter l'accès aux données importantes. Voici comment organiser votre stockage dans le Cloud :

• Créez un compte sur une plateforme de stockage en ligne comme Google Drive ou Dropbox.
• Regroupez tous les documents liés à votre entreprise, tels que le document de l'INSEE avec avec votre numéro d'entreprise, le code APE, … Les assurances, les déclarations, les justificatifs : tout cela trouvera sa place dans des dossiers organisés. Par exemple, si vous êtes en société, vous pouvez créer un dossier avec votre répertoire SIREN et y regrouper toutes les fiches de paie, les statuts, etc.
• Organisez vos dossiers de manière logique et intuitive. Par exemple, créez un dossier “Informations d'entreprise” et des sous-dossiers pour chaque catégorie de documents. Évitez les papiers volants en plaçant chaque document dans son dossier approprié, même s'il n'y en a qu'un seul.
• Assurez-vous que tout soit bien rangé et facilement accessible, pour éviter de passer des heures à chercher un document précis. Que ce soit pour répondre à un partenaire ou pour fournir des informations à votre comptable, tout doit être à portée de main.
• Pensez aussi à l'avenir : envisagez que d'autres personnes travaillent avec vous et aient besoin d'accéder à ces documents. Organisez le stockage de manière à ce qu'ils puissent les trouver sans vous solliciter continuellement.

2# – Le gestionnaire de mots de passe

Pour faciliter la collaboration et renforcer la sécurité de votre entreprise, je vous conseille d’utiliser un gestionnaire de mots de passe. Il regroupe et protège l'ensemble de vos identifiants. Vous pouvez opter pour des outils tels que LastPass ou NordPass, qui offrent une protection contre le piratage et vous évitent de noter vos mots de passe sur des notes de téléphone ou d'ordinateur.

Toutes les plateformes qui contribuent à la gestion et au développement de votre entreprise doivent être protégées par des mots de passe complexes et, idéalement, uniques. Le gestionnaire de mots de passe vous permet, justement, de ne pas utiliser le même mot de passe partout.

À noter que certains outils, comme NordPass par exemple, permettent de partager certaines données avec votre équipe. Voici un exemple concret : j'utilise NordPass et, pour éviter de communiquer directement mes mots de passe à mon assistante, je lui ai créé un “accès utilisateur”. Nous avons lié nos comptes et je peux gérer les paramètres en lui accordant un accès limité. Ainsi, en installant l'extension du navigateur, elle peut accéder à mes plateformes sans connaître les mots de passe. C’est très pratique, car elle a accès à tout ce dont elle a besoin, tandis que je garde le contrôle. Si nous cessons de travailler ensemble à l'avenir, je pourrai simplement supprimer son accès sans avoir à modifier tous mes mots de passe. C'est plus simple pour tout le monde.

Il existe aussi le trousseau iCloud mais personnellement, je ne l'ai jamais testé. Si vous utilisez cet outil, je vous encourage à explorer la possibilité de partager des mots de passe de la même manière.

Si vous n'avez pas encore adopté un gestionnaire de mots de passe, n'hésitez pas à investir. Cela ne coûte pas grand-chose et vous permet de renforcer la sécurité de votre entreprise, et votre sérénité.

3 – L’outil de gestion de projet

Pour optimiser vos projets, utilisez un outil dédié tel que ClickUp, Asana, Monday, Notion ou Trello. Ce système vous permet de gagner en efficacité, que ce soit en solo ou en équipe. Voici les points-clés à retenir pour utiliser facilement un outil de gestion de projet :

• Décomposez votre projet en tâches détaillées, et classez-les par ordre de priorité (c’est-à-dire en fonction de leur importance et de leurs échéances).
• Incluez toutes les étapes clés comme les dates de lancement, la préparation du contenu, la rédaction des e-mails, l'amélioration des pages de vente, etc.
• Utilisez des deadlines pour respecter les échéances, et avancer progressivement.
• Collaborez facilement avec votre équipe en partageant les projets et en définissant les permissions d'accès.
• Centralisez les informations et les tâches dans l'outil pour faciliter la communication avec votre équipe et éviter les explications répétitives. Chaque collaborateur a accès aux données importantes, et peut ainsi contribuer efficacement au projet.
• Réutilisez les projets existants pour en planifier de nouveaux, comme le prochain lancement de l’année. Avec la base que vous avez créé dans l’outil de gestion, vous n’avez plus qu’à ajuster les tâches et les deadlines.

Simplifiez vos processus de travail, gagnez en autonomie et évitez le stress inutile en utilisant un outil de gestion de projet adapté à vos besoins. Personnellement, j’utilise Click Up. Je le considère comme le meilleur outil de gestion de projet et, plus largement, de gestion d’entreprise. Mais c’est un avis personnel. Choisissez celui qui vous convient le mieux !

#4 – Les SOP ou procédures standardisées

Dans mon business, j’ai également introduit des SOP ou “standard operating procedure” (en français : procédures standardisées). Ce sont des process, des procédures ou des systèmes créés pour optimiser le travail et gagner en productivité.

Voici les étapes à suivre pour créer des SOP :

1. Identifiez les tâches répétitives qui pourraient bénéficier d'un processus défini.
2. Créez des SOP détaillés comme des tutoriels vidéo via Loom ou des documents PDF, pour guider votre équipe dans l'exécution de ces tâches.
3. Organisez vos SOP dans un dossier partagé, comme Google Drive, où vous stockez vos autres documents d'entreprise (si vous avez bien suivi 🤓).

Par exemple, vous pouvez créer un SOP pour la mise en ligne d'un épisode de podcast. Au préalable, créez des tutoriels vidéo et des documents explicatifs pour chaque étape du processus. En ce qui me concerne, je prépare le script, j’enregistre le contenu, je confie le montage à un membre de l'équipe (Greg), puis je laisse mon assistante s'occuper de la programmation et des détails.

Les SOP permettent de gagner du temps, d'assurer la qualité et la cohérence des résultats, et facilitent la transmission des connaissances au sein de votre équipe.

Un conseil : commencez à créer vos SOP dès maintenant, même si vous n'en avez pas encore besoin. Ils amélioreront votre efficacité et celle de votre (future) équipe, ce qui vous permettra de vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Et si vous avez besoin d’être guidé-e, je vous invite à télécharger mon workbook gratuit pour créer des SOP.

#5 – La gestion des factures

Simplifiez la gestion des factures dans votre entreprise en automatisant le process !

Il n’y a rien de plus fastidieux que d’envoyer manuellement des factures à chaque fois qu'un paiement est effectué, surtout si vous êtes entrepreneur-e dans le domaine de la formation en ligne. Plusieurs ventes peuvent être réalisées chaque mois, et c’est autant de factures à générer (notamment si vous vendez des petits produits digitaux).

Pour éviter cette charge de travail, utilisez un outil qui génère automatiquement une facture à chaque paiement reçu. Personnellement, j'utilise Quaderno, un outil qui est connecté à la fois à mon compte Stripe et à mon compte Paypal. Dès qu'un paiement est effectué sur ces plateformes, Quaderno récupère toutes les informations nécessaires pour créer une facture. Cette facture est ensuite envoyée automatiquement au client, facilitant ainsi sa comptabilité (et la vôtre !).

#6 – Le CRM ou gestion de la relation client

Parlons maintenant des CRM et des systèmes de gestion des clients. C'est particulièrement utile si vous faites beaucoup de 1:1, avec des séances individuelles de coaching ou des services personnalisés. Cela peut vraiment faire la différence.

Dans mon cas, j'utilise Kajabi : un petit CRM adapté à la vente de formations en ligne, principalement des cours et autres contenus qui se suivent en autonomie. Toutes les informations sont stockées sur l’outil, qui gère automatiquement les accès aux cours et les données des clients. En parallèle, il y a des programmes premium dans lesquels j’ajoute des actions supplémentaires pour créer une bonne expérience d’onboarding.

Si vous ne disposez pas encore d'un CRM ou d'un outil de gestion des clients, je vous recommande d'en profiter en fonction de la plateforme que vous utilisez dans votre business. L'objectif est de maximiser l'automatisation des tâches. Par exemple, lorsqu'une personne rejoint un de mes programmes en ligne, elle remplit un formulaire pour nous permettre d’en savoir plus sur elle : ce formulaire est créé sur ClickUp, l’outil que j’utilise pour la gestion de mes projets.

Les informations sont ainsi automatiquement intégrées à cet outil, ce qui nous fait gagner un temps précieux. Tout est centralisé. Si j’ai besoin de retrouver une information, il me suffit de consulter le profil de la personne où toutes les données sont répertoriées. Click Up, c'est un véritable atout en termes d'automatisation et de productivité. D'autres outils similaires existent, comme Notion, pour gérer efficacement ses clients.

Avoir un CRM est indispensable si vous accordez une grande importance à la relation client. Bien entendu, cela dépend de chacun. Certains préfèrent que leurs clients soient autonomes, et il n'y a aucun problème avec ça. Dans ce cas, l'utilisation d'un outil de gestion des clients n'est pas nécessaire. Toutefois, comme le dit mon amie Doriane Baker : c’est important de chouchouter les gens, surtout lorsqu'il s'agit de votre personal branding.

#7 – L’outil de communication global

Pour faciliter les échanges au sein de votre équipe, je vous recommande d'opter pour un outil de communication global. Il existe plusieurs options telles que Discord, Telegram, WhatsApp ou encore Slack. Dans mon équipe, on utilise Slack comme plateforme de communication pour poser nos questions, et nous tenir mutuellement informés. Toutes les personnes qui travaillent avec moi sont présentes, moi y compris.

Par exemple, lorsque ma rédactrice web (Jessica) termine la rédaction des deux articles mensuels, elle poste un message sur Slack pour me notifier qu’ils sont prêts à être relus, elle précise si elle a apporté des modifications à un autre article, et ainsi de suite. Je n'ai plus qu'à consulter ces messages et à les valider.

L'objectif est d'éviter d'utiliser constamment les e-mails. Personnellement, je suis lassée des mails inutiles. Sauf si c’est nécessaire, je préfère centraliser toutes les discussions sur un outil comme Slack. Cela facilite grandement la communication pour tout le monde et augmente l'efficacité globale de l'équipe.

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J'ai partagé avec vous sept systèmes à mettre en place pour gagner du temps dans votre entreprise. C'est un bon point de départ pour démarrer en douceur. Vous pouvez commencer par là, en sachant que certains éléments se mettront en place sur le long terme. Par exemple, la création de SOPs peut débuter en créant un dossier “informations d'entreprise” sur DropBox ou Google Drive.

Mettez en place ces petits changements dès maintenant. N’attendez pas d'avoir besoin de recruter du personnel ou d'être submergé pour commencer à organiser votre activité en interne. Programmez votre CEO day et mettez ces systèmes en place pour avoir un business plus productif, et un esprit plus serein !