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Comment Notion peut dupliquer ta productivité au quotidien ?

La recherche de la meilleure méthode d’organisation est une problématique commune à tous les freelances et entrepreneurs du web. Que l’on soit au tout début de son activité ou déjà bien avancé, on a tous besoin de conserver un bon niveau de productivité. On pourrait même dire sans se tromper que la charge de travail et les enjeux augmentent avec le temps. Plus notre entreprise grandit, plus il devient urgent de ne plus s’éparpiller. ⚡️

Si la régularité et l’auto-discipline deviennent indispensables pour rester productif, c’est parfois loin d’être suffisant. Notre cerveau n’est tout simplement pas câblé pour retenir et traiter toutes les informations qui nous parviennent chaque jour en tant qu’entrepreneurs.

C’est là qu’apparaissent nos meilleurs alliés : les outils. Et pas n’importe lequel, puis l’un des meilleurs d’entre eux n’est autre que Notion. ✨

C’est en tout cas celui qui nous accompagne au quotidien depuis plusieurs années. Nous, c’est Julia et Julie, on aide les entrepreneurs et les freelances à se développer sur le web, notamment via nos contenus, programmes en ligne et nos templates Notion.

Aujourd’hui, Safia nous invite généreusement sur son blog pour te parler de la puissance de Notion en matière de productivité pour les entrepreneurs. Alors, let’s go !

Notion, un outil tout-en-un pour les entrepreneurs

À moins de vivre dans une grotte loin de toute vie humaine, il y a de fortes chances que tu aies déjà entendu parler de Notion dans la sphère des entrepreneur.e.s français.e.s. S’il est destiné à toutes sortes d’utilisateurs, Notion est surtout l’outil de productivité ultime quand on a un business en ligne. 🙌🏻

Tu ne connais pas Notion, ou seulement de nom ? C’est un outil d’organisation, et plus globalement un gestionnaire de tâches, au même titre que Trello, Todoist ou encore ClickUp. Mais, ce qui le différencie et le rend unique, c’est la liberté qu’il offre à ses utilisateurs, en plus d’être un véritable outil couteau suisse.

C’est simple : avec Notion, tu peux centraliser la quasi-totalité de ton entreprise. De ta to do list à ton planning, en passant par la gestion de projets, la gestion d’un CRM ou encore la production de contenus. Plus besoin de naviguer entre plusieurs outils et d’y perdre la tête, Notion est l’outil d’organisation tout-en-un qui les remplace tous (ou presque 😊).

Et s’il n’est pas le seul à proposer autant de fonctionnalités (ClickUp le fait aussi par exemple), il est en revanche le seul outil du marché à être 100% personnalisable. Quoi de plus efficace que de créer ton propre espace de travail, parfaitement adapté à tes propres besoins et ton entreprise ?

 

Une to do list efficace pour gagner du temps

En matière d’organisation, la plupart des entrepreneurs en reviennent toujours à la bonne vieille to do list. Et si c’est ton cas, tu as peut-être déjà testé plusieurs outils d’organisation pour la visualiser et orchestrer tes journées.

Eh bien… laisse-nous te dire que Notion est sans doute l’un des outils les plus adaptés pour organiser son travail au quotidien. Et cela passe par l’une de ses fonctionnalités phares : les bases de données. Elles permettent de stocker, structurer et filtrer des informations pour ne jamais perdre le fil. Et elles sont surtout totalement personnalisables, comme le reste de l’outil.

🔎 Ça ne te parle pas ? Voyons quelques cas d’usage de Notion pour organiser ta charge de travail :

• Tu travailles à la fois sur des projets clients et sur des projets internes à ton entreprise ? Notion te permet de créer des tags et des catégories personnalisées pour trier l’ensemble de tes tâches et t’y retrouver. Par ordre de priorité, date, état d’avancement, typologie, tâche longue ou courte, etc.
• Certaines de tes tâches sont répétitives en début ou fin de mois ? Tu peux créer des templates de tâches au sein même de ta base de données. Chaque fois que tu en auras besoin, ajoute ce template et trust the process. 🙌🏻
• Tu as besoin de visualiser tes tâches sous forme de calendrier ? Aucun souci, Notion te propose jusqu’à 6 modes d’affichages simultanés pour la même database : en calendrier, en liste, en tableau kanban, en timeline, en galerie ou en tableau classique. Il s’adapte donc à tous types de projets contenant des tâches et des sous-tâches.
• Tu collabores parfois avec d’autres personnes ou des prestataires ? Rien de plus facile avec Notion puisque tu peux attribuer une tâche à un autre utilisateur invité sur ton espace de travail (en choisissant aussi soigneusement les informations auxquelles il ou elle a accès).

Bref, tu l’auras compris : Notion est l’outil le plus flexible en matière de to do list. Sans compter qu’il te permettra aussi de suivre ta progression sur tous tes projets. Vraiment, on a longtemps cherché, et on a jamais trouvé plus pratique. 🔥

 

Un planning pour s’organiser au quotidien sur Notion

Avec une telle to do list dynamique, il devient donc beaucoup plus facile de s’organiser chaque jour avec Notion. Quelles que soient tes méthodes de travail, tu trouveras forcément ton bonheur en créant un planning totalement adapté à tes besoins.

Bon ici, l’outil est tellement flexible qu’on retrouve plusieurs écoles :

• Ceux qui filtrent leur to do list Notion selon la durée des tâches ou leur ordre de priorité. La construction d’une journée de travail devient alors un jeu d’enfant : les tâches les plus longues et importantes en premier, les mini-tâches ensuite. Et tu peux tout à fait adopter ce process d’organisation en personnalisant l’affichage de ta to do list du jour, afin qu’elle t’indique automatiquement les tâches les plus complexes.
• Ceux qui sont adeptes du batching qui consiste à réaliser plusieurs tâches sur un même bloc de temps. Notion permettant d’ajouter des sous-tâches et de suivre la progression de l’ensemble, ça en fait l’outil parfait pour suivre plusieurs tâches similaires en simultané.
• Ceux qui construisent l’entièreté de leur planning sur Notion, sous forme de bloc de temps. C’est la technique que nous utilisons principalement chez J&J. Chaque semaine, nous visualisons en un coup d’oeil les créneaux de deep work (aka la concentration intense sur des tâches complexes), mais aussi les rendez-vous, les mini-tâches, etc.

⤵️ Et voici une petite démo avec le dashboard personnel de Julia :

• 1. Des templates pour ajouter rapidement des blocs dans son planning ;
• 2. Des rappels importants pour la semaine ;
• 3. Tous les blocs de temps de la semaine, ainsi que des liens vers des pages Notion utiles.

Imagine pouvoir utiliser ces 3 techniques à la fois sur ton propre planning Notion, tout en personnalisant le tout pour coller à tes propres méthodes de travail ?

 

Un second cerveau pour tout centraliser

Tu t’es déjà perdu.e des heures sur Internet à lire des ressources utiles, à suivre des formations et… à devoir retrouver tes propres notes sur tout ça au fin fond de ton ordinateur ? Je crois qu’il n’y a rien de plus frustrant que de se dire “mais OÙ est-ce que j’ai rangé ce truc super utile que j’ai lu il y a 3 mois ?!”. 🤔

Si tu te reconnais dans cette situation, je crois qu’il est plus que temps pour toi de te construire un second cerveau dans un outil comme Notion. Ici, on parle d’un système prêt à recueillir tout ce qui gravite dans ton cerveau et autour de ton entreprise. Ressources utiles, notes prises pendant une formation ou une réunion, idées, pensées, liens utiles, etc. Ciao les 154205 onglets ouverts sur ton ordinateur ou la liste de favoris à rallonge dans Google Chrome.

Eh non, les bases de données Notion ne sont pas utiles uniquement pour organiser ton travail. Tu peux aussi y construire un puissant système de connaissances sur-mesure. Laisse-moi te dire que ça peut être un sacré game changer pour ta vie d’entrepreneur.e, et ton cerveau ! 🧠

Sur un seul espace de travail Notion, tu peux par exemple structurer :

• Tes prises de notes de tous types, et notamment en leur ajoutant un tag personnalisé afin de différencier tes idées, tes comptes-rendus de réunions, tes résumés et exercices de formation, etc.
• Tes process, soit la manière dont tu fonctionnes dans ton entreprise au quotidien : gestion administrative et facturation, customer care, gestion de projets, etc.
• Ton CRM, en ajoutant toutes les informations utiles sur tes clients (que tu pourras même lier à des tâches ou des tableaux de bord de projets clients).

Et si tu crées et vends des produits digitaux, tu peux même t’en servir pour gagner en productivité en gérant au même endroit :

• Le contenu de ton produit digital ou de ta formation ;
• L’univers graphique de ton produit ;
• Ta stratégie marketing pour le vendre, ainsi que tous les contenus à créer pour le web ;
• Tous les process techniques pour la mise en ligne et le lancement ;
• Le suivi des ventes ;
• Le support client.

 

Des tableaux de bord pour visualiser ses données

À ce stade, si tu n’as encore jamais mis les pieds sur Notion, tu te dis peut-être que tout ça a l’air d’un joyeux bazar. Ben oui, autant d’informations sur un seul et même outil, ça a tout l’air d’être une machine à gaz. Eh bien, non ! 😄

Ton espace de travail Notion peut contenir autant de tableaux de bord que tu le souhaites. C’est bien pour cela qu’il est parfaitement adapté pour compartimenter ton entreprise et rester efficace. Pas question de tout mélanger : Notion est avant tout pratique pour créer autant de pages qu’il y a de domaines dans ton quotidien professionnel.

Et pour aller plus loin, tu peux même les lier entre eux pour faciliter ta navigation entre toutes tes données. Par exemple, notre propre tableau de bord dédié au suivi de nos objectifs est lié à :

• Nos projets en cours pour les atteindre ;
• Les tâches opérationnelles liées à ces projets sur lesquelles nous devons travailler ;
• Notre stratégie globale correspondant à notre vision à long terme ;
• Nos chiffres et statistiques pour suivre notre progression ;
• Et parfois même : les personnes liées à ces objectifs, qui interviennent à un moment ou un autre du process.

Tout ça forme un espace de travail logique dans lequel on peut naviguer au fil de nos besoins et selon notre programme du jour.

💡 C’est pourquoi notre tout premier conseil pour toi, si tu souhaites démarrer sur Notion et y gérer ton quotidien professionnel, est celui-ci : pense d’abord au squelette de ton espace. Liste toutes les thématiques que tu as besoin de monitorer dans ton business. C’est la clé pour obtenir un espace de travail Notion qui soit personnalisé ET qui te permette d’être plus productif.ve chaque jour.

 

Des templates pour gagner en productivité

Revenons une dernière fois sur les templates Notion, car c’est sans doute la fonctionnalité n°1 pour gagner en productivité chaque jour quand on est entrepreneur.e.

Attention, ici on ne parle pas des templates créés par d’autres personnes que tu peux dupliquer et exploiter à ta sauce dans ton espace de travail. Ils sont en effet hyper pratiques si tu n’as pas envie de passer des heures à construire tes pages Notion. Et si ce n’est pas encore fait, tu peux d’ailleurs jeter un oeil à nos propres templates. ✌️

On parle plutôt de la possibilité de créer des modèles à réutiliser dès que nécessaire. Et je crois qu’il n’y a pas meilleur exemple que la production de contenus sur Notion pour que tu constates l’efficacité de cet outil.

Disons que ta stratégie te demande de créer chaque mois des contenus pour ton blog, ton podcast, tes newsletters, ton compte Instagram, TikTok, LinkedIn, etc. Tu t’en doutes, ça fait beaucoup de travail et de charge mentale. Sans une bonne organisation, ça s’annonce compliqué.

C’est ici que Notion te sauve la mise : il te permet de pré-formater chacun de tes contenus pour gagner du temps sur leur conception (via des templates déjà prêts), tout en orchestrant le tout sur un calendrier, tout en suivant l’avancement de ton travail. 🤩

⤵️ Besoin d’un exemple concret ? Voici à quoi ressemble un calendrier éditorial classique chez J&J :

1. Des boutons templates pour ajouter rapidement un nouveau contenu ;
2. Le calendrier global, lui-même accessible en vision micro (filtré par plateforme ou par compte).

 

Que ce soit pour organiser ta charge de travail, ton cerveau d’entrepreneur.e, tes projets ou encore ta production de contenus, Notion a toujours une solution pour te faire gagner en efficacité.

S’il est possible de s’en servir uniquement pour structurer ses journées et suivre ses tâches, tu peux surtout y créer un véritable système de productivité complet pour ton entreprise. Et j’espère que tous les exemples cités dans cet article t’auront aidé.e à projeter tes propres méthodes de travail dans cet outil incroyable qu’est Notion. 😍